Het Privacyreglement schrijft voor hoe Stichting Landzijde en de deelnemende bedrijven met de persoonsgegevens omgaan van de cliënten die zij begeleiden.
Privacyreglement:
Landzijde en de deelnemende bedrijven begeleiden cliënten. Om dit goed te kunnen doen, hebben de deelnemende bedrijven allerlei gegevens nodig van de cliënten. Van elke cliënt wordt daarom een persoonsdossier aangelegd. Hierin staan de noodzakelijke gegevens zoals naam, adres en telefoonnummer, indicatiebesluit, functioneringsplan, door de cliënt zelf of door vertegenwoordiger van de cliënt aangeleverde documenten, maar ook informatie over de gevolgde scholing en het arbeidsverleden.
Alle informatie die nodig kan zijn om iemand optimaal dagbesteding te bieden, te begeleiden en eventueel te bemiddelen naar een andere vorm van zorg of werk wordt verzameld en volgens geldende normen opgeborgen in een elektronisch cliënt dossier (ECD).
Op de aangesloten agrarische bedrijven is ook nog een papieren cliëntdossier aanwezig. Op de zorgboerderij worden de persoonlijke gegevens van de deelnemer in een daartoe geschikte afsluitbare kast zo bewaard dat onbevoegde derden hier geen toegang toe hebben. De zorgboer(in) heeft vastgelegd welke personen welke bevoegdheden hebben met betrekking tot het gebruik van de persoonsdossiers.
Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor direct betrokken medewerkers van de zorgboerderij. Het betreft hier de begeleiders en de zorgboer(in). De zorgboer(in) en eventueel bevoegde begeleiders mogen de persoonsgegevens van de deelnemers in de dossiers inzien, wijzigen en nieuwe gegevens toevoegen.
Toestemming geven:
Er wordt geen informatie over cliënten verstrekt aan anderen of ingewonnen bij anderen zonder toestemming van de cliënt.
Rechten van cliënten:
Het dossier is ten alle tijden in te zien voor de deelnemer zelf (op aanvraag). Cliënten hebben recht op inzage, correctie wijziging, aanvulling en verwijdering van bepaalde persoonsgegevens in het eigen persoonsdossier en in het ECD. Indien zij hier gebruik van wensen te maken kunnen zij dit (met een geldig legitimatiebewijs) aangeven bij de directie van Landzijde.
Bij Jeugd: Wanneer een kind 12 jaar, maar nog geen 16 is, heeft de ouder toestemming nodig van het kind om inzage te krijgen in het dossier van het kind. Dat is alleen anders als de ouder informatie nodig heeft om toestemming te geven voor een behandeling. Die toestemming is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het kind en de ouders.
Ouders hebben geen recht op inzage in het medisch dossier wanneer hun kind 16 jaar is. Behalve als het kind daarvoor toestemming geeft.
Wie heeft toegang tot het persoonsdossier (ECD):
Landzijde heeft vastgelegd welke personen welke bevoegdheden hebben met betrekking tot het gebruik van de clientdossiers. Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor direct betrokken medewerkers van Stichting Landzijde. Het betreft hier de zorg- en regiocoördinatoren, de administratie en de bestuurders.
De bestuurders geven opdracht aan de accountant (jaarlijks) en aan een externe auditor
(4 x jaar) om de dossiers op volledigheid te controleren.
De zorg- en regiocoördinatoren en de medewerkers van de administratie mogen de persoonsgegevens van de cliënten in de dossiers inzien, wijzigen en nieuwe gegevens toevoegen.
De wijze waarop de rechten en bevoegdheden, de toegang en de controle tot het ECD door Landzijde is geregeld, is als volgt:
- Pluriform Web (ECD)
- Rechten: Toekenning door applicatiebeheer Landzijde bij start zorgboerderij
- Toegang: Middels een dubbele authenticatie: Met een gebruikersnaam en wachtwoord en daarna een SMS code die naar de telefoon van de gebruiker wordt gestuurd.
- Rollen: Het ECD kent een viertal belangrijke gebruikersgroepen: zorg- en regio coördinatoren, administratie, zorgboer en medewerker zorgboerderij. Door middel van diverse rollen hebben de gebruikers toegang tot een bepaald niveau binnen het ECD.
- Beëindiging: wanneer een zorgboer of medewerker van een zorgboerderij stopt dan wordt het account van de gebruiker door applicatie beheer Landzijde op inactief gezet. Tweemaal per jaar wordt actief aan de zorgboerderijen gevraagd of er nog medewerkers/stagiaires uit dienst zijn gegaan.
- Pluriform Web (Clientportaal)
- Rechten: Toekenning door Zorg coördinatoren Landzijde bij de intake / start client op de zorgboerderij
- Toegang: Middels een dubbele authenticatie: Met een gebruikersnaam en wachtwoord en daarna een SMS code die naar de telefoon van de gebruiker wordt gestuurd.
- Rollen: door middel van een voor gedefinieerde rol door applicatiebeheer Landzijde kunnen de cliënten en hun naasten bepaalde onderdelen van het ECD in zien.
- Beëindiging: wanneer een client stopt op een zorgboerderij dan wordt het account van de gebruiker door applicatie beheer Landzijde op inactief gezet. Applicatiebeheer Landzijde bekijkt wekelijks welke cliënten zijn gestopt.